Guía para la Organización de una Misión de Evaluación de la FAO
El Servicio de Evaluación de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación FAO, establecido en 1968, asegura el buen funcionamiento del sistema de evaluación en la organización. También contribuye activamente a los debates entre organismos del sistema de las Naciones Unidas para fortalecer y armonizar los métodos y criterios utilizados en la evaluación.
La evaluación constituye también un elemento del sistema general de supervisión de la FAO. Los otros elementos de este sistema son la auditoría externa, la auditoría interna, la inspección y la investigación.
La "Guía para la Organización de una Misión de Evaluación", hace parte de la metodología y gestión de la evaluación de proyectos de campo de esta entidad.
La evaluación constituye también un elemento del sistema general de supervisión de la FAO. Los otros elementos de este sistema son la auditoría externa, la auditoría interna, la inspección y la investigación.
La "Guía para la Organización de una Misión de Evaluación", hace parte de la metodología y gestión de la evaluación de proyectos de campo de esta entidad.
Elements
- Preparación
- La misión de evaluación está compuesta por un equipo independiente cuyas experiencias en conjunto deben brindar al (los) gobierno(s) nacional(es), la FAO y el (los) donante(s) una asesoría basada en su solidez profesional y el análisis en profundidad del proyecto a evaluarse. Los términos de referencia (TdR) establecen las bases para el trabajo de la misión, el propósito y los principales aspectos a ser considerados en la evaluación. Las misiones son tripartitas, es decir, están compuestas por representantes del gobierno anfitrión, la FAO y el donante.
- Preparación del informe, el cual deberá terminarse, al menos en borrador, durante la estadía en el (los) país(es). Por ende, es importante identificar desde el inicio la distribución de responsabilidades entre los miembros del equipo y el tiempo requerido para la preparación del informe.
- Calendario de la misión: para facilitar su trabajo de campo, se suelen realizar arreglos previos dentro de los cuales la misión debe asegurarse que: exista el tiempo suficiente para redactar el informe y para discutir los resultados de la misión con las autoridades competentes en la zona de trabajo, aun a costo de restringir las visitas de campo; no se hayan excluido de las reuniones previstas las visitas a proyectos similares u otras organizaciones gubernamentales y ONGs en el ramo; y se hayan fijado reuniones de síntesis para discutir en forma adecuada las conclusiones y las recomendaciones de la misión.
- Objeto de la evaluación
- Todas las evaluaciones deben examinar (i) la validez, la justificación, el diseño y los objetivos del proyecto, (ii) la eficacia en la ejecución y gestión del proyecto, y, (iii) los resultados (al mismo tiempo que la sostenibilidad y la relación costo-eficacia de los mismos). En el anexo 1 se encuentran definidos brevemente algunos de los más importantes conceptos y términos utilizados. El cuestionario sobre la evaluación (que debe ser completado por la misión) también proporciona una lista de los principales aspectos a cubrir.
- Los TdR deben definir claramente el propósito de la evaluación y su finalidad. Esto a su vez depende del momento en que se lleva a cabo la evaluación. Una evaluación que se efectúa a la mitad de un proyecto, podría concentrarse en la redefinición de su plan de trabajo. En cambio, una que se realiza durante sus ultimas fases podría analizar, a la luz de los resultados alcanzados, la pertinencia de una subsiguiente etapa. Una evaluación puede alternativamente hacer hincapié ya sea en el impacto previsto en los beneficiarios como en el análisis de la relación costo-eficacia del proyecto.
- Trabajo de Campo: Debe orientarse al análisis de los resultados de la cooperación técnica. Por lo tanto la misión debe darle gran importancia a la opinión de los beneficiarios y participantes del proyecto sobre los principales temas identificados en los TdR.
- Personal del Gobierno, de ONGs y del sector privado: resulta útil realizar entrevistas de grupo a las cuales en principio no deberián asistir los directivos. Para determinar el tipo de beneficio obtenido y la forma en que se lograron, las entrevistas pueden iniciarse a partir de una lista de preguntas pre-establecidas.
- Personal Capacitado: Con el fin de evaluar la calidad y la pertinencia de la capacitación, se debe seleccionar una muestra representativa del personal capacitado o en formación. Así mismo, es necesario interrogar a los supervisores del programa.
- Comunidades Rurales : para una evaluación de este tipo, las técnicas de diagnóstico rural rápido suelen ser muy útiles. En caso de que la cooperación técnica trate de beneficiar directamente a una población rural, la misión debe prever un margen de tiempo adecuado a fin de verificar detenidamente los resultados in situ.
- Participación del personal del proyecto: el personal puede proporcionar información, facilitar el buen funcionamiento de la misión y, además, entenderá mejor la forma en que la misión ha llegado a determinadas conclusiones, lo que a su vez contribuirá a una retroalimentación más constructiva y un seguimiento más acertado a sus recomendaciones.
- El informe de misión: su contenido debe ser el resultado del esfuerzo colectivo de la misión, tanto en términos de preparación como de reflexión. Por ende, los miembros de la misión deben elaborar conjuntamente, en el país , la versión preliminar y su versión final estará sujeta a las decisiones previamente acordadas. En el caso de que existieran serias divergencias entre los miembros de la misión, los diferentes puntos de vista pueden ser consignados separadamente dentro del informe.
- Conclusiones, Recomendaciones y Lecciones Aprendidas. Representan una importante contribución a la gestión del proyecto. Por consiguiente, el aporte real de la evaluación dependerá de la utilidad y efectividad de estas tres secciones.
- Las Reuniones de Síntesis: La misión debe presentar sus conclusiones en una serie de reuniones de síntesis final (a ser confirmadas con los representantes de la FAO, el donante y el gobierno anfitrión al inicio de la misión). Las conclusiones y recomendaciones deben haberse definido con anterioridad a estas reuniones. De otro lado, realizar una presentación del informe completo no es recomendable ya que podría distraer la atención de los principales puntos a discutir. En la medida de lo posible debe buscarse un consenso en torno a las conclusiones, no sólo para garantizar su validez, sino también para que aumenten las posibilidades de su ejecución. Sin embargo, la búsqueda de un consenso no debe hacerse a costo de la integridad y substancia del informe, particularmente cuando se trata de aspectos fundamentales del proyecto.
- El Cuestionario sobre la Evaluación: FAO requiere que cada misión complete un “cuestionario sobre la evaluación”, el mismo que resume los aspectos mas importantes de las conclusiones y recomendaciones. El cuestionario debe reflejar el contenido del Informe de la misión ya que este es el instrumento de retroalimentación a través del cual se elaboran las síntesis de los resultados señalados por todas las misiones de evaluación.
Applications
Las misiones de evaluación suelen ser organizadas por las dependencias competentes, bajo la orientación del Servicio de Evaluación, y se desarrollan siguiendo los procedimientos de evaluación de la FAO. Además de preparar informes, todas las misiones de evaluación deben hacer constar sus conclusiones en un cuestionario de evaluación de proyectos que se envía al Servicio de Evaluación. Este examina los informes, valora la calidad de la evaluación que se ofrece en ellos y los guarda en sus archivos. También se preparan resúmenes de los informes. Los resultados de los cuestionarios se incorporan en la base de datos electrónica del Servicio, que se utiliza, junto con los resúmenes, para preparar síntesis periódicas de los informes de evaluación de proyectos de campo.
Source
Tomado de la página web de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación FAO.
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